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Estrategias para aumentar el rendimiento del uso del correo electrónico en la oficina

2012-02-14T13:35:00.000-04:30

El correo electrónico es una herramienta fantástica que en muchos casos resulta subutilizada restándole el potencial beneficio que le puede dar a las organizaciones y empresas, a continuación algunos consejos para explotar todas las capacidades de su correo electrónico como herramienta de trabajo:

1- Configure bien los filtros anti-spam

Todos los días se pierden entre 1 y 2 horas eliminando correo basura y correo no deseado, este tiempo puede invertirse en responder correos de clientes y en el desarrollo de procesos productivos para la empresa, por ello los filtros antispam deben estar bien configurados logrando eliminar al menos el 70% del spam; no podemos eliminarlo todo ya que las directivas serían tan estrictas que perderíamos parte de los correos que si nos interesa que lleguen.

2- Bloquee los Remitentes conocidos por enviar SPAM

Cuando un correo con SPAM llegue a su bandeja de entrada no lo borre de inicio, primero bloquee al remitente (el proceso varía según la interfaz de correo electrónico usada) de manera que cualquier correo que llegue a futuro de ese remitente sea eliminado de manera automática.

3- Organice sus cuentas de Correo

Si trabaja con más de una cuenta de correo es ideal consolidarlas todas en un manejador como Outlook, allí podrá organizar sus cuentas, jerarquizarlas, organizar los mensajes entrantes por carpetas y visualizar de manera rápida y efectiva la cantidad de correo por responder en cada cuenta, además se ahorra el tiempo de acceder a cada cuenta por separado.

4- Motive a sus clientes y relacionados a realizar todas las consultas y contactos que puedan vía correo electrónico

En el tiempo que se toma una llamada de diez minutos para atender a un sólo cliente se pueden responder al menos 5 correos electrónicos con lo cual incrementaríamos en un factor de 5 nuestra eficiencia en todo lo relacionado con atención al cliente; por otra parte un documento enviado por fax puede tomar entre 1 y 3 minutos en completar transmisión mientras en un correo electrónico toma menos de un minuto, esto reduce costos y optimiza los procesos.

5- Prepare plantillas de respuesta a las solicitudes y requerimientos más frecuentes

Cuando vamos a dar el procedimiento para acceder a un servicio o se va a indicar al cliente las cuentas y modalidades de pago la información no varía mucho entre los correos enviados a distintos clientes, crear plantillas con esta información donde se cambian datos puntuales ayuda a responder más rápido y de manera más efectiva, además estaremos estandarizando la información que enviamos lo cual reduce las probabilidades de error.

6- Prefiera los correos planos (sólo texto) a los HTML (con formato)

Los correos HTML resultan muy bonitos y atractivos sin embargo existen problemas de compatibilidad entre distintos operados de correo por lo que no siempre el destinatario los recibirá como nosotros los estamos viendo, por otra parte si están muy elaborados o tienen muchos anexos algunos operadores de correo lo pueden catalogar como SPAM enviándolos a la carpeta de Bulk Mail, a fin de evitar estos inconvenientes es preferible el texto plano bien maquetado, la información llega clara, es fácil de leer, no hay problemas de compatibilidad y se reducen las posibilidades de se calificado como correo basura, además se reduce el tiempo de transmisión de correo y el consumo de ancho de banda.

7- Evite los archivos adjuntos muy pesados

Los archivos adjuntos que superan 1MB pueden resultar inconvenientes, en la medida de lo posible hay que evitarlos a fin de facilitar la transmisión de data y agilizar los procesos de envío desde la bandeja de salida.

8- Responda los correos electrónicos con regularidad, al menos dos veces al día

Una de las características de intenert es la inmediatez, si queremos trabajar con el correo electrónico debemos darle respuesta a los mensajes si no inmediatamente al menos en el transcurso de pocas horas, los correos que son respondidos uno o dos días después carecen de esta característica y restan valor al uso de la herramienta.

9- Configure una autorespuesta

Es de utilidad configurar el sistema de autorespuesta, con el mismo podemos indicarle al remitente que su correo ha sido recibido de manera que no tendrá dudas sobre el destino de su e-mail, dentro de la autorespuesta podemos indicar nuestro horario de trabajo y el tiempo promedio de respuesta de nuestros correos así quien nos escribe puede estimar más o menos en cuanto tiempo recibirá respuesta.

10- Mantenga la privacidad de sus contactos

Un correo un destinatario, así la información que se enviará sea la misma para todos los receptores del correo, como una notificación de cierre por vacaciones, cada uno debe recibir un correo individualizado, es una práctica poco profesional colocar todos los destinatarios en la casilla TO ya que estaríamos revelando a cada uno la existencia del otro, con esta modalidad de envíos las personas poco escrupulosas pueden copiar los correos de nuestros contacto y usarlos para enviar spam, vender listas de correos o cualquier otra práctica censurada.

Con estas estrategias podrá optimizar el rendimiento de su correo electrónico y sacarle todo el provecho que tiene para su empresa.

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Qué debe estar dispuesto a aprender quien incursiona en el comercio electrónico

2012-01-28T06:49:00.001-04:30

El comercio electrónico evoluciona y cada día ocupa un segmento más amplio del total de transacciones que se realizan a diario, por ello muchas empresas desean incursionar en el comercio electrónico bien para respaldar sus ventas tradicionales, bien para diversificar su esquema de negocios o como su principal estrategia de ventas.

Si bien esto es positivo para el comercio electrónico y puede aumentar la rentabilidad de la empresa existe un precio que hay que pagar por las operaciones de comercio electrónico dado que esta estrategia de negocios difiere en varios puntos de los negocios tradicionales por ello quien incursione en este mundo debe estar dispuesto a aprender varias cosas y modificar algunas de sus conductas habituales dado que de otra forma estaría condenado al fracaso antes de comenzar a operar comercio electrónico.

A continuación algunas conductas fundamentales que deben ser implementadas y aprendidas para tener éxito en el comercio electrónico:

Los precios deben ser menores a los de las tiendas físicas

Comercio Electrónico

Uno de los atractivos del comercio electrónico es que permite bajar los costos operativos asociados a los productos y servicios por ello los precios de estos pueden ser un poco menores al comercializarlos en línea en lugar de hacerlo de la manera tradicional; si los precios son los mismos que en el comercio tradicional la mayoría de los clientes optará por esta última opción.

Hay que generar confianza
Internet puede llegar a ser un medio impersonal y engañoso donde estafadores y personas con pocos escrúpulos se disfrazan de comerciantes para cometer delitos y estafas de allí que la mayoría de los usuarios sean muy suspicaces y cautos a la hora de realizar operaciones de comercio electrónico por ello hay que generar mucha confianza a fin de lograr éxito en el comercio electrónico, para ello es útil publicar comentarios de los clientes previos, tener un foro de opiniones de los clientes actuales, responder claro y rápido a las inquietudes de los clientes potenciales, ser formal en el trato con los posibles clientes, en fin cualquier estrategia que permita que las personas confíen en nuestro sitio y nos vean como un área segura donde comprar.

Humanizar la tienda virtual
Los sitios de comercio electrónico pueden llegar a ser fríos e impersonales, esto genera desconfianza y resquemor a la hora de realizar una compra, estrategias como un Chat de soporte en línea, un foro y atención en tiempo real a través de redes sociales como Twitter ayuda a humanizar la tienda virtual dándole al cliente la sensación de estar tratando con una persona a quien podrá acudir en caso de cualquier inconveniente; en la medida que se humanice nuestra tienda virtual mayor confianza generaremos en los clientes.

El comercio electrónico es en tiempo real
El perfil del cliente promedio de comercio electrónico es el de una persona que busca resultados en tiempo real, si es posible inmediatos por ello las respuestas deben ser lo más rápidas y efectivas posible a fin de facilitar al usuario la operación, si tardamos mucho en responder o enviar un presupuesto seguramente nuestros clientes potenciales ya habrán completado su transacción en otro lugar.

El comercio electrónico es por vía electrónica
Un error común es tener una tienda virtual y tratar de atenderla como un comercio tradicional a través de contacto personal y vía telefónica; esta estrategia rara vez da buenos resultados, las principales herramientas del comercio electrónico son las herramientas electrónicas de allí que quien incursione en comercio electrónico debe estar dispuesto a aprender (si aún no lo sabe) y manejar con celeridad y pericia herramientas tales como el correo electrónico, la mensajería instantánea y las redes sociales.

Teléfonos Inteligentes, una herramienta de doble filo
El comercio electrónico está activo 24 horas 365 días al año, los teléfono inteligentes son una herramienta muy útil ya que nos permiten monitorear nuestra tienda virtual a toda hora y en todo lugar, si bien esto es una característica extraordinaria también constituye una herramienta de doble filo ya que podríamos llegar a ser esclavos de nuestra tienda virtual atendiéndola a toda hora y en todo lugar, debido a esto es recomendable trabajar con un horario preestablecido (recuerde indicar el uso horario) extendido (más allá de ocho horas diarias) pero limitado a fin de mantener a los clientes al tanto de los horarios pero restando lo menos posible la inmediatez del medio.

Se debe forzar el uso de los medios electrónicos
Para lograr rentabilidad y capacidad operativa adecuadas se debe forzar a los clientes a usar los medios electrónicos; en el tiempo que se atiende una llamada telefónica para dar información se pueden responder tres correos electrónicos y publicar diez twetts, por ello debemos forzar a los clientes a usar estas vías, esto no significa no atender el teléfono ya que generaría desconfianza, simplemente debe emplearse este medio para invitar al usuario a hacer sus sugerencias por vía electrónica a fin de darle una respuesta más rápida y efectiva.

Implementando estas estrategias y adaptándose a las exigencias del comercio electrónico sin duda tendrá éxito al implementar una tienda virtual.

Lo que debe ofrecerse al cliente que requiere una aplicación web

2012-01-17T05:42:00.001-04:30

El perfil del cliente que desea una aplicación web es el de una persona a quien le gusta la tecnología y la innovación, muchas veces son personas con gran visión comercial y en otras ocasiones individuos que desean aprovechar al máximo el potencial de crecimiento de su negocio, en todos los casos se trata de clientes exigentes que saben lo que desean desde el punto de vista conceptual sin embargo no necesariamente son expertos en el área técnica de allí que nuestra función sea proveerles con ciertas herramientas que les permitan obtener el desarrollo que mejor se adapte a sus necesidades, para cumplir con ese objetivo debemos ofrecer:

1- Asesoría Técnica:
El cliente plantea sus ideas y sus objetivos, nosotros como expertos hacemos las recomendaciones de las herramientas que mejor cumplan con las funciones que el cliente desea implementar.

2- Asesoría Financiera:
Todo lo que pida el cliente es realizable sin embargo implica costos, nuestra función es ayudarlo a decidir cual es la mejor relación costo-rendimiento a fin de no hacerlo incurrir en gastos innecesarios o que no rendirán los frutos que se espera.

3- Honestidad:
Debemos ser muy claros con nuestros clientes, en ningún caso ofrecer metas difíciles o imposibles de cumplir, el caso típico es el de personas que garantizan el primer lugar en los buscadores lo cual es una oferta falaz, siempre debemos indicar claramente el alcance máximo potencial de los recursos que implementamos.

4- Responsabilidad:
Los tiempos de entrega de los desarrollos deben ajustarse a los cronogramas de entrega tan estrictamente como sea posible, los desarrollos web habitualmente van de la mano con estrategias de mercadeo de manera que los retrasos en el proyecto implican pérdidas de tiempo, dinero y clientes potenciales para quien nos contrata.

5- Comunicación Clara:
Como se indica previamente nuestro cliente no necesariamente es un experto en informática por ello debemos explicarle claramente lo que se va a implementar, que hace y como se usa, no es necesario ahondar en detalles operativos pero si es imprescindible interpretar lo que el cliente desea y llevarlo a la práctica explicándole en términos acordes a su formación el funcionamiento, el alcance y los beneficios de haber desarrollado su sitio web de una manera determinada.

Con estas pautas nuestros clientes se sentirán bien atendidos y la relación comercial fluirá sin inconvenientes, siempre hay que ver la situación con la perspectiva del cliente y ayudarlo tanto como sea posible a solucionar sus dudas y facilitarle su experiencia con su incursión en la red.

El blog como herramienta que nos acerca al cliente

2012-01-16T21:48:00.003-04:30

En la experiencia de negocios por internet es necesario humanizar la tecnología y hacer que el cliente esté más cerca de la empresa haciéndolo sentir en un entorno seguro, el blog ayuda a cumplir con este objetivo dado que permite un canal directo de comunicación con la empresa y a la vez da la oportunidad de ver los comentarios de otros clientes y relacionados lo cual ayudará a generar la confianza necesaria para captar clientes y fidelizarlos.